# 举报登记与处理表（v0.1）

> 配套模块：M07 合规体系。适用于公司内部举报受理、分级、保密、调查/转交、整改和结案，不替代刑事辩护、监管应对、劳动争议程序或正式法律意见。
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> 版本：v0.1 ｜ 更新：2026-10-29 ｜ 法源核对日期：2026-10-29
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> 使用方式：收到举报当天登记；先做利益冲突检查和证据保全，再分流；重大案件升级。表中“待核实”不是结论，不能据此处分员工或对外披露。

## 0. 使用规则

1. **先受理，再判断。** 不要因为举报“听起来离谱”、匿名、没有证据就拒绝登记；先记录，再分级。
2. **不承诺法律上没有的绝对匿名。** 匿名举报可以受理，但匿名可能限制核实、反馈和奖励；公司会在可行范围内保护举报人身份。
3. **禁止打击报复。** 不得因举报对举报人降职、调岗、降薪、解除合同、孤立或变相施压；发现打击报复的，单独调查处理。
4. **保密与利益冲突。** 知情人最小化；调查前检查调查人是否与被举报人有利害关系；涉及法务、HR、财务、审计负责人的，升级董事会/审计委员会或外部律师。
5. **先保全，再访谈。** 邮件、聊天、合同、发票、付款、审批、门禁、系统日志先发保存通知；不要先找被举报人“核实”，避免串供或毁证。
6. **个人信息最小必要。** 只收集与举报处理有关的信息；健康、生物识别、家庭细节等敏感信息，除非必要不收集；按目的限制使用，控制访问，到期删除或归档。
7. **结论要区分“不属实”和“证据不足”。** 不能因为查不清就写“没问题”；也不能因为有人举报就认定违纪。

**状态标记：** `新收` / `已分级` / `调查中` / `待补证` / `已结案` / `已转交` / `已终止`。

## 1. 受理登记

| 项目 | 填写内容 | 备注 |
| --- | --- | --- |
| 举报编号 |  | 例：WH-2026-001；不要用被举报人姓名做编号 |
| 受理渠道 | 举报邮箱/电话/信箱/当面/第三方平台/其他 |  |
| 受理日期/时间 |  |  |
| 受理人/部门 |  |  |
| 举报人身份 | 实名/匿名/不愿透露/第三方转交 |  |
| 举报人联系方式 |  | 匿名可不填；征得同意再回访 |
| 是否同意回访 | 是/否/待确认 |  |
| 问题类型 | 商业贿赂/利益冲突/垄断与招投标/数据与保密/财务/HR/其他 | 可多选 |
| 被举报人/部门/职位 |  | 涉及多人分行 |
| 是否涉及管理层 | 是/否/待核实 | 董事、监事、高管、部门负责人 |
| 是否涉及法务/HR/财务/审计负责人 | 是/否/待核实 | 涉及则升级 |
| 事实描述 | 时间、地点、人物、金额、频次、方式、结果 | 尽量保留原话 |
| 证据/线索 | 邮件、聊天、合同、发票、录音、证人、系统记录 | 只登记，不擅自复制传播 |
| 涉及第三方 | 供应商/客户/渠道/中介/其他 |  |
| 是否紧急 | 是/否 | 持续损害、证据可能被毁、人身安全、监管/媒体 |
| 初步分级 | 重大/一般/待核实 | 见第 2 部分 |
| 利益冲突检查 | 调查人是否回避 | 见第 3 部分 |
| 保密级别 | 严格知悉/项目知悉/普通 |  |
| 分流 | 合规/法务/HR/审计/董事会/外部律师 |  |
| 主办人/复核人 |  |  |
| 目标时限 |  | 见第 3 部分 |
| 备注 |  |  |

**事实描述模板：**

- 谁：被举报人姓名、部门、职位；涉及第三方名称。
- 什么：具体行为（收受、索取、回扣、串标、利益输送、泄露、造假等）。
- 何时：时间、期间、频次。
- 何地：办公室、项目现场、酒店、线上、境外。
- 金额/利益：现金、卡、转账、股权、旅游、招待、其他。
- 怎么发现：亲眼、邮件、聊天、发票、证人、系统记录。
- 结果：是否中标、是否付款、是否影响质量/价格/审批。
- 是否已向他人反映、是否已保留证据、是否担心报复。

## 2. 分级标准

| 级别 | 情形（示例） | 处理 |
| --- | --- | --- |
| 重大 | 现金/回扣/账外返点；招投标串通；管理层或法务/HR/财务/审计负责人涉案；持续损害；金额巨大；毁灭证据/串供；监管、媒体、客户重大风险；人身安全威胁 | 立即升级；7 个工作日内确认受理；10 个工作日内调查计划；外部律师/审计参与；董事会/审计委员会知悉 |
| 一般 | 小额礼品未登记；利益冲突未申报但未影响决策；费用报销违规；一般制度违反；单次、金额较小、无持续损害 | 15 个工作日内确认受理；20 个工作日内调查计划；合规/HR 主办 |
| 待核实 | 事实不清、对象不明、证据不足、匿名且无法回访 | 先补证/初步核查；不要直接结案；必要时转一般或重大 |

**升级情形：**

- 被举报人可能接触、删除、转移证据，或已察觉调查。
- 举报人、证人面临报复、威胁、人身安全风险。
- 涉及政府官员、国企、上市公司、持牌业务、跨境交易。
- 涉及金额较大、持续较久、多个供应商/客户、系统性造假。
- 媒体、监管、客户、投资人已经或可能关注。
- 调查人自身与被举报人有利害关系。

## 3. 分流、保密与时限

### 3.1 分流

| 类型 | 主办 | 配合 | 备注 |
| --- | --- | --- | --- |
| 商业贿赂/回扣 | 合规/法务 | 财务、审计、外部律师 | 保全付款、发票、合同、聊天 |
| 利益冲突 | 合规/HR | 采购/业务 | 先回避，再核查 |
| 垄断/招投标串通 | 法务 | 采购、业务、外部律师 | 保全投标文件、报价、沟通记录 |
| 数据/保密 | 法务/安全 | IT、HR | 保全日志，防止二次泄露 |
| 财务/报销 | 财务/审计 | 合规 | 保全凭证、审批流 |
| HR/职场行为 | HR/法务 | 合规 | 保护当事人，避免二次伤害 |
| 管理层涉案 | 董事会/审计委员会 | 外部律师 | 不在管理层内部闭环 |

### 3.2 保密

- 举报材料单独存放，文件名不含被举报人姓名；系统权限限定到人。
- 知情人最小化；不在群聊、开放式办公区、饭局讨论。
- 访谈两人以上在场；笔记签字；不向被举报人透露举报人身份。
- 公司对外口径由法务/公关统筹；依法向监管、司法机关报告、配合调查的义务及举报人依法举报的权利，不受内部审批限制。
- 调查结束后，按档案制度保存；无关材料删除或归还。

### 3.3 时限（可调整的内部服务标准，不是法定时限）

紧急止损、利益冲突分流与证据保全应当立即进行，不等确认受理时限；无审计委员会的公司交无利害关系的董事会或股东层级。

| 阶段 | 重大 | 一般 | 备注 |
| --- | --- | --- | --- |
| 确认受理 | 7 个工作日内 | 15 个工作日内 | 匿名无法回访的，记录即可 |
| 调查计划 | 10 个工作日内 | 20 个工作日内 | 明确范围、人员、证据、时间表 |
| 进展更新 | 每 30 天 | 每 30 天 | 向举报人/管理层在保密范围内更新 |
| 结案 | 60 个工作日内 | 45 个工作日内 | 复杂案件经批准延长，记录理由 |
| 整改跟踪 | 结案后 90 天 | 结案后 90 天 | 复查整改是否落地 |

涉及外部调查、刑事程序、监管问询、跨境取证的，按外部要求调整；不要为了赶内部时限而牺牲证据或程序。

## 4. 调查与结论

### 4.1 调查计划

| 项目 | 内容 |
| --- | --- |
| 调查范围 | 时间、人物、交易、系统、地区 |
| 调查人/回避 | 主办、复核、外部律师/审计 |
| 证据清单 | 合同、订单、发票、付款、审批、邮件、聊天、日志、录音、证人 |
| 保全措施 | 保存通知、账号冻结、文件镜像、禁止删除 |
| 访谈对象 | 举报人（如愿意）、证人、被举报人、业务/财务/法务 |
| 时间表 | 启动、取证、访谈、初稿、复核、结案 |
| 风险 | 报复、串供、毁证、隐私、跨境、监管 |
| 沟通 | 向谁报告、多久一次、对外口径 |

### 4.2 取证要点

1. **先保全，后访谈。** 先发保存通知，必要时镜像/导出；不要先找被举报人“了解情况”。
2. **合法权限。** 调取公司系统、合同、发票、付款、审批记录，要在权限和制度范围内；个人设备、银行流水、通信内容，按法律和公司政策处理，必要时由外部律师指导。
3. **证据链。** 记录来源、取得时间、取得人、保管人、完整性；电子证据保留原始载体和哈希/截图。
4. **访谈。** 两人以上在场；开场说明目的、保密、禁止报复；开放式问题；笔记签字；被访谈人可提交书面说明。
5. **第三方。** 供应商/客户访谈要先评估关系、保密和商业影响；不要打草惊蛇。
6. **跨境。** 涉及境外主体、数据、员工，先评估数据出境、当地劳动法和取证限制；不要直接远程提取境外数据。

### 4.3 结论

| 结论 | 含义 | 后续 |
| --- | --- | --- |
| 属实 | 主要事实成立，证据充分 | 纪律处理、追回、整改、移送/披露评估 |
| 部分属实 | 部分事实成立 | 按成立部分处理；未成立部分记录理由 |
| 不属实 | 事实不成立，证据支持 | 记录理由；评估是否恶意举报；恢复名誉 |
| 证据不足 | 无法证实或排除 | 补证；如仍不足，记录并结案；不得写成“没问题” |
| 转交 | 不属于公司管辖或需外部处理 | 转监管/司法机关/客户；记录交接 |

**处理动作：**

- 纪律：警告、降职、调岗、解除合同，按劳动合同、员工手册和当地程序。
- 追回：退回、赔偿、扣减、民事诉讼；不要以扣工资代替法定程序。
- 供应商/客户：终止合作、列入黑名单、索赔、审计。
- 流程：审批分权、双人复核、轮岗、系统权限、培训。
- 移送：涉嫌犯罪，依法评估移送公安/监察机关；上市公司/持牌机构评估披露。
- 恢复：不属实的，评估恢复名誉、纠正记录、消除影响。

## 5. 反馈、整改与结案

| 项目 | 内容 | 日期/责任人 |
| --- | --- | --- |
| 向举报人反馈（在保密范围内） | 已受理/进展/结论/整改 |  |
| 向管理层/董事会报告 | 重大案件、系统性风险、整改 |  |
| 整改措施 | 流程、系统、培训、合同、人员 |  |
| 整改验证 | 抽样、复查、审计 |  |
| 结案审批 | 主办/法务/合规/管理层 |  |
| 档案归档 | 编号、权限、保存期限 |  |
| 复盘 | 根因、预防、制度修改 |  |

**档案期限：** 举报表与调查材料单独限权保管，内控参考为结案后3年并定期审查必要性；依法另有保存义务、调查或诉讼保全时按其要求，不将建议期限作为提前删除证据的依据。

**结案报告至少包括：** 举报内容、调查范围、证据、访谈、事实认定、结论、处理、整改、未解决事项、保密和报复风险。

## 6. 匿名举报规则

1. **可以受理。** 匿名举报不因匿名本身被拒绝；登记时注明“匿名/无法回访”。
2. **说明限制。** 匿名可能无法核实细节、无法反馈、无法获得奖励；受理时在渠道页面或回执中说明。
3. **保护身份。** 即使匿名，也要保护可能识别身份的细节（岗位、项目、时间、联系方式）；对外口径避免“对号入座”。
4. **不承诺绝对匿名。** 如果调查需要、法律要求或涉及人身安全，可能不得不在最小范围内披露；提前说明。
5. **防止恶意举报。** 不属实的，记录理由；明显捏造、诬告的，按制度和法律处理，但不要把“查不实”等同于“恶意”。
6. **匿名渠道安全。** 举报邮箱/表单不使用被举报人可访问的系统；保留访问日志；防止 IP、设备信息泄露。

## 7. 虚构填写示例

> 以下公司、人员、金额、编号均为**虚构**，仅用于演示填写方法，不对应任何真实企业、个人或交易。

### 7.1 受理登记（示例）

| 项目 | 填写内容 |
| --- | --- |
| 举报编号 | WH-2026-004（虚构） |
| 受理渠道 | 合规举报邮箱 |
| 受理日期 | 2026-10-09 |
| 举报人身份 | 匿名 |
| 问题类型 | 商业贿赂/利益冲突 |
| 被举报人 | 采购部孙某（虚构） |
| 事实描述 | 举报称孙某在包装供应商续约中收受回扣，并通过其亲属控制的咨询公司走账；附一张模糊的转账截图，金额 50,000 元（虚构） |
| 证据 | 转账截图、供应商名称、合同编号（部分信息模糊） |
| 是否紧急 | 是（续约正在进行，证据可能被删） |
| 初步分级 | 重大（现金回扣、持续交易、可能毁灭证据） |
| 利益冲突检查 | 调查人不认识孙某，未参与该供应商业务；采购负责人不进入调查组 |
| 分流 | 合规 + 外部律师 + 审计；董事会审计委员会知悉 |
| 目标时限 | 7 个工作日内确认受理；10 个工作日内调查计划；60 个工作日内结案 |

### 7.2 调查动作（示例）

1. 当天发保存通知：采购部、财务部、IT 保留孙某及供应商相关的邮件、聊天、合同、付款、审批、门禁和系统日志。
2. 合规与外部律师制定调查计划；采购负责人回避；孙某不接触供应商和证据。
3. 调取合同、订单、发票、付款审批、供应商准入资料、比价记录；在公司已有记录、对方自愿合法提供或有权机关依法调取的范围内核对资金往来；调查组无权强制取得私人银行流水。
4. 访谈财务、采购同事、供应商联系人；举报人匿名且未留联系方式，无法访谈；访谈两人在场，笔记签字。
5. 访谈孙某前，先固定其电脑/账号权限和已提交材料；告知保密、禁止报复和陈述机会。
6. 如发现涉嫌犯罪，评估移送公安/监察机关；如涉及上市公司，评估披露。

### 7.3 结论与整改（示例）

- 结论：**部分属实**。孙某未直接收受现金，但其配偶控制的咨询公司与供应商存在 50,000 元“咨询服务费”，无交付成果，价格明显异常；孙某未申报利益冲突，且参与评审。
- 处理建议：先核实孙某对收款的知情、参与及主观情况，给予陈述机会；只有依法制定并公示的规章制度、严重违纪事实和充分证据支持时，才评估依《劳动合同法》第39条解除，并履行适用的工会通知等程序；核对付款主体与请求权后追索异常费用，按合同评估终止供应商合作及是否移送。不因配偶收款自动解雇或认定犯罪。
- 整改：供应商准入增加利益冲突申报；采购评审双人复核；咨询费/渠道费专项审计；举报渠道宣传；每季度礼品/招待对账。
- 反馈：因匿名无法直接反馈；在年度合规报告中汇总（不披露身份）。
- 结案：2026-12-05（虚构）；整改跟踪至 2027-03-05。

### 7.4 证据清单（示例）

- [x] 举报记录和转账截图
- [x] 保存通知及回执
- [x] 合同、订单、发票、付款审批
- [x] 供应商准入和比价记录
- [x] 孙某利益冲突申报记录（未申报）
- [x] 访谈笔记和书面说明
- [x] 外部律师意见
- [x] 处理决定和送达记录
- [x] 整改验证记录

## 8. 常见错误

| 错误 | 风险 | 正确做法 |
| --- | --- | --- |
| 先找被举报人“核实” | 串供、毁证、举报人暴露 | 先保全，再制定计划 |
| 在群里讨论举报 | 泄密、报复、名誉损害 | 知情人最小化，单独沟通 |
| 让被举报人的上级主办 | 利益冲突，调查不可信 | 回避，升级合规/董事会/外部律师 |
| 承诺“绝对匿名” | 无法兑现，失去信任 | 说明匿名限制和保护范围 |
| 把“证据不足”写成“不属实” | 错怪举报人，放过风险 | 区分不属实/证据不足，记录理由 |
| 只处理个人，不改流程 | 同类问题再发 | 整改审批、权限、比价、培训 |
| 对举报人调岗/降薪 | 打击报复，法律和声誉风险 | 禁止报复，单独调查 |
| 把举报材料随意留存 | 个人信息泄露 | 目的限制、权限、到期删除/归档 |
| 涉及管理层仍由管理层闭环 | 掩盖、利益冲突 | 董事会/审计委员会/外部律师 |

## 9. 法源与核对日期

核对日期均为 **2026-10-29**。本表只列与举报处理直接相关的来源；具体案件还要按劳动合同、公司制度、行业监管和当地程序复核。

| 文件 | 本表使用的条款/内容 | 官方链接 | 核对日期 |
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| 《中华人民共和国个人信息保护法》 | 第6条最小必要；第13条合法性基础；第17条告知；第19条最短必要保存期限 | [工业和信息化部全文](https://www.miit.gov.cn/jgsj/zfs/fl/art/2022/art_515a4b20c12f430eab54bb4f56d89f56.html) | 2026-10-29 |
| 《中华人民共和国反不正当竞争法》（2025年修订） | 第8条商业贿赂；第24条处罚；第32条从轻减轻 | [上海市市场监督管理局全文](https://scjgj.sh.gov.cn/1582/20251014/2c984a7299dbc4280199e13cb8d71716.html) | 2026-10-29 |
| 《中华人民共和国刑法》 | 第163条非国家工作人员受贿；第164条对非国家工作人员行贿；第385条受贿；第389条行贿 | [国家税务总局政策法规库](https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5212248/content.html) | 2026-10-29 |
| 《中华人民共和国劳动合同法》（2012年修正） | 第4条规章制度；第39—43条解除程序；第46条经济补偿 | [国家税务总局政策法规库](https://fgk.chinatax.gov.cn/zcfgk/c100009/c5193025/content.html) | 2026-10-29 |

> 举报人保护主要依据公司制度、劳动合同、个人信息保护法和个案法律适用；本表不把“绝对匿名”写成法律承诺。具体案件需要法律意见。